No deja de ser curioso que no tengamos del todo claro cómo funciona algo que usamos a diario, y más cuando no entraña ninguna complejidad técnica. Vamos a hablar un poco del correo electrónico corporativo (las cuentas gratuitas se explican ellas mismas).
Nuestro correo electrónico corporativo se recibe, almacena y se envía desde un servidor. Disponemos de dos opciones para consultarlo: o lo leemos directamente del servidors gracias a softwares como Horde, RoundCube o Squirrelmail o usamos softwares de descarga de correo como Outlook, Mail o ThunderBird.
Los softwares de descarga y gestión de correo se instalan en nuestro ordenador y copian el contenido de la bandeja de entrada del servidor de nuestra cuenta, almacenando éstas copias en nuestro ordenador. ¿Qué ocurre con los originales? Pues depende.
El propio software de gestión del correo nos ofrece diversas opciones de configuración, para que el servidor mantenga los originales almacenados en el servidor una semana, un mes o para que los borre directamente una vez descargados en nuestro ordenador.
Puede que en algun momento nos encontremos con problemas de espacio y que a las personas que nos están mandando emails les reboten por que el buzón está lleno. Pero no es el buzón del Outlook o el Mail (que tienen la capacidad de nuestro ordenador) el que está llenos, sino que se trata del buzón del servidor.
Tu plan de hosting te ofrece un espacio del servidor reservado para tus cuentas de correo, pueden ser diez o quinientas dependiendo del plan de hosting que tengas contratado, y a cada cuenta se le asigna un espacio concreto del total y cuando el buzón está lleno, es que hemos llegado al límite de la capacidad asignada de esa cuenta en particular.
¿Qué tenemos que hacer? Pues borrar correos. Los correos de comunicación normal ocupan muy poco, incluso cuando muchos llevan adjuntos de texto (.docx o .pdf por ejemplo). A veces nos encontramos con buzones llenos que no se han vaciado jamás desde su creación y guardan los correos -válidos y de spam- desde hace una década. Advertencia: borrar miles de correos es muuuy tedioso.
Para prevenir que nuestra cuenta se llene hay que configurar el software de gestión de correo para que los borre. En las opciones de configuración encontraremos una opción como esta:
Eliminar la copia del servidor después de recibir un mensaje:
- Immediatamente
- Al cabo de un dia
- Al cabo de una semana
- Al cabo de un mes
- Al sacarlos del buzón de entrada
- Nunca
Así que podemos decidir el tiempo que queremos que se conserve online, una vez nuestro correo está en nuestro ordenador.
Otra creencia común que tenemos con los correos corporativos es que solo podemos consultarlos a través de nuestro programa de correo, que necesitamos estar frente a nuestro ordenador y entrar a nuestro Outlook para acceder a nuestros emails. Pues no, podemos acceder a nuestro correo desde cualquier ordenador y en cualquier parte de mundo, entrando directamente al servidor. Accediendo a una URL del tipo webmail.miestupendodominio.com nos aparecerán las opciones para autenticarnos: tendremos que introducir nuestro email y la contraseña, que es la misma que introducimos en la configuración del ordenador para que se descargue allí. Normalmente el sistema nos deja escoger entre dos o más programas para consultar el correo (los nombrados antes Squirrelmail por ejemplo), escogemos pues, y ya estamos en nuestro webmail.
Los correos enviados desde el ordenador no se almacenan en el servidor, así que por regla, no dispondremos de ellos en el servidor a no ser que los mandemos vía webmail.
Si te ha quedado alguna duda puedes dejarla en los comentarios y te la aclaramos.
Gracias por tu lectura!
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